Privacy verklaring

Stichting Kinderopvang Oudenbosch hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Stichting Kinderopvang Oudenbosch houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy verklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Als Stichting Kinderopvang Oudenbosch zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Alle medewerkers van Stichting Kinderopvang Oudenbosch hebben geheimhoudingsplicht als het gaat om informatie van en over ouders, kinderen, collega’s en organisatie. Dit is vastgelegd in de huisregels van de organisatie. Alle medewerkers hebben hier een geheimhoudingsverklaring voor getekend.

Het ter beschikking stellen van informatie uit de persoonsregistratie gebeurt in principe alleen na toestemming van de betrokken persoon. Medewerkers hebben hiervoor getekend.

Er zijn een aantal uitzonderingen:

• Bij kindercentrum Minoes en de BSO B2 vormen we met de openbare basisschool de Regenboog een integraal kindcentrum. Binnen de organisatie kunnen kinderen besproken worden.
• Bij het afgeven van een signaal aan zorg voor jeugd (ZvJ). Wanneer er zorgen zijn om een kind zal er altijd eerst geprobeerd worden om met ouders tot een oplossing te komen. Mocht dit niet lukken en blijven de zorgen bestaan dan kunnen we een melding doen bij zorg voor jeugd. Ouders worden wel geïnformeerd.
• Bij vermoeden van kindermishandeling (melding bij het algemeen Meldpunt kindermishandeling, AMK).
• Het jaarlijks doorgeven van plaatsingsgegevens naar de belastingdienst en andere fiscale voortvloeisels.
• Contact met de contactpersonen bij de gemeente, indien dit noodzakelijk is voor het
• Een goede verloop van de plaatsing, de betaling. Met instanties zoals ons planprogramma, deurwaarder, boekhouder, accountant, Cloud leverancier etc hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de afspraken omtrent privacygevoelige gegevens zijn vastgelegd.

Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt dan voor het doel waarvoor ze zijn verkregen.

Dossier
Binnen Stichting kinderopvang Oudenbosch hanteren we de volgende dossiervormen:

• Schriftelijk dossier: een verzameling schriftelijke persoonsgegevens die gebundeld bewaard wordt in een afsluitbare kast.
• Elektronisch dossier: een verzameling persoonsgegevens die in een beveiligd computersysteem opgeslagen en bewaard wordt.
• Audiovisueel dossier: geluids- of beeldopnames van cliënten die gebruikt worden voor site, lichtkrant, ouderavonden of bijvoorbeeld in het kader van oa video-interactiebegeleiding.

Voor het gebruik van privacygevoelige informatie op de sociale media is een document opgesteld (richtlijnen gebruik sociale media en werk) Medewerkers dienen hiervan op de hoogte te zijn.
Maatregelen
Om te voorkomen dat de informatie bij de verkeerde mensen terecht komen hebben wij de volgende maatregelen genomen:

• Privacygevoelige informatie (overdrachtsmap, verslagen, medische map) op de groep is onder toezicht van een pedagogisch medewerker en dus niet inzichtelijk voor ouders en derden.
• Na sluitingstijd worden de overdrachtsmap en de medische map opgeborgen in een afsluitbare kast.
• Verantwoordelijken voorkomen onzorgvuldige verwerking en verlies: via prullenbak, vergeten dossiers op kopieerapparaat, onbewaakte beeldschermen; zij benadrukken regelmatig bij iedereen het belang van zorgvuldige verwerking.
• Informatie die persoonsgegevens bevat wordt weggegooid via een speciaal daarvoor bestemde container.
• Regelmatige controle en evaluatie en waar nodig verbetering van de veiligheidsmaatregelen door verantwoordelijke.
• Er is een privacyverklaring van kracht binnen de organisatie.
• Zowel de computers als het programma zijn beveiligd met wachtwoorden of toegangscodes.
• Het is niet toegestaan om, zonder toestemming van een leidinggevende, privacygevoelige informatie (verslagen, sticks e.d.) mee naar huis te nemen. Bij toestemming mag deze informatie twee werkdagen in het bezit van de medewerker zijn, mits de informatie eerder nodig is op de locatie.
• Toegangsbevoegdheden zijn vastgelegd:

 

	Kind (plaatsings) gegevens	Personeels gegevens	Financiële gegevens	Medische gegevens	Beleids gegevens	Technische gegevens
Pedagogisch medewerker	A	O	O	A	A	A
Administratief Medewerker	B	A	A	A	A	A
Financiële Administratie	B	A	A	A	A	A
Personeel Functionaris	B	B	A	A	A	A
Leidinggevende	B	B	A	A	A	A
Directeur	B	B	B	B	B	B
MT-leden	B	B	B	B	B	B

O  = geen toegang
A  = Toegang uitsluitend voor zover noodzakelijk voor een goede taakuitoefening, begeleiding of behandeling.
B  = Ten volle toegankelijk

Bewaartermijn
Stichting Kinderopvang Oudenbosch bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 

Sollicitatie gegevens:

Correspondentie, CV’s, notities van gesprekken, etc. worden, bij afwijzing tot max. vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure bewaard.

Uitzondering hierop is wanneer je aangeeft ze langer te bewaren voor een eventuele latere vacature, zoals we nu bij de open sollicitaties doen. In principe geldt dan de termijn die je zelf stelt in de afspraak.

Bij aanname gaat alles uiteraard over naar het personeelsdossier.

 

Rapportage:

Rapportage uit de rapportagemap wordt op in afgesloten kast op kantoor bewaard. Men moet één jaar terug kunnen lezen. Na 1 jaar wordt de rapportage vernietigd.

 

Beeldmateriaal
Onder beeldmateriaal wordt verstaan:

• video-opnames die gebruikt worden voor het gebruik tijdens ouderavonden, intervisie, video interactie begeleiding.
• Foto’s die gemaakt worden tijdens activiteiten.

Ouders en medewerkers geven het aan als ze niet willen dat dit beeldmateriaal gebruikt wordt.

 

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de afgeschermde internet- / cloud omgeving waarin gewerkt wordt;
• Het verzorgen van het ouderportaal / planprogramma;
• Het volgen van de pedagogische ontwikkeling van het kind;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het verzorgen van de uren- en loonadministratie
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we géén verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

 

Binnen de EU
Wij verstrekken géén persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

 

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Stichting Kinderopvang Oudenbosch van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op de internet- / cloud omgeving waarin wij werken
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

 

Hieronder het overzicht per onderdeel welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor verwerken voor Stichting Kinderopvang Oudenbosch:

Verwerking van persoonsgegevens van ouders en kinderen

Persoonsgegevens van ouders en kinderen worden door Stichting Kinderopvang Oudenbosch verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden t.b.v. de opvang;
• Het uitvoeren van de opvang;
• Communicatie over de opvang;
• Communicatie over Stichting Kinderopvang Oudenbosch.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Het opvangcontract
• Verplichte maandelijkse uitwisseling van persoons- en administratieve gegevens met de belastingdienst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) moet Stichting Kinderopvang Oudenbosch de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Volledige naam van zowel ouder(s) als kind
• Telefoonnummers;
• E-mailadres;
• Het volledige adres;
• Geslacht van zowel ouder(s) als kind;
• Geboortedatum van zowel ouder(s) als kind;
• BSN nummer van zowel ouder(s) als kind;
• Zorgverzekering en polisnummers van het kind;
• Telefoonnummer van noodadres, niet zijnde de ouder(s);
• Gegevens van de school van het kind ouder dan 4 jaar.

Uw persoonsgegevens worden door Stichting Kinderopvang Oudenbosch opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
• Zorg- en begeleidingsgegevens worden bewaard tot drie maanden na de betaling van de laatste betalingsdag. Een uitzondering kan zijn bij grote zorgen rondom het kind, het gezin of de situatie. Gegevens mogen dan 6 maanden bewaard blijven. Dit gaat in overleg met een leidinggevende.

Verwerking van persoonsgegevens leveranciers

Persoonsgegevens van leveranciers worden door Stichting Kinderopvang Oudenbosch verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinde;
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting Kinderopvang Oudenbosch de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;

Uw persoonsgegevens worden door Stichting Kinderopvang Oudenbosch opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

  

Verwerking van persoonsgegevens samenwerkingspartners niet zijnde leveranciers

Persoonsgegevens van samenwerkingspartners niet zijnde leveranciers worden door Stichting Kinderopvang Oudenbosch verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinde;

• Communicatie over samenwerking;
• Communicatie over opdrachten en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van de samenwerking.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen mondelinge of schriftelijke samenwerkingsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting Kinderopvang Oudenbosch de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;

Uw persoonsgegevens worden door Stichting Kinderopvang Oudenbosch opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens van leden van de Oudercommissie of Raad van Toezicht

Persoonsgegevens van commissie en/of raad van toezicht leden worden door Stichting Kinderopvang Oudenbosch verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinde;
• Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst.
• Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• De lidmaatschapsovereenkomst;

 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting Kinderopvang Oudenbosch de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam;
• Adres;
• Woonplaats;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geslacht;

 

Uw persoonsgegevens worden door Stichting Kinderopvang Oudenbosch opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens van aanstaande ouders en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van aanstaande ouders en/of geïnteresseerde worden door Stichting Kinderopvang Oudenbosch verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Informatieverstrekking in de vorm van offertes of mailcontact;
• Het maken van een intake afspraak.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Mondelinge toestemming, aanvraag via de mail of het ouderportaal;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting Kinderopvang Oudenbosch de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Stichting Kinderopvang Oudenbosch opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men gezien wordt als aanstaande ouder en/of geïnteresseerde.

 

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door Stichting Kinderopvang Oudenbosch verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting Kinderopvang Oudenbosch de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Salarisgegevens;
• Kopie ID;
• BSN-nummer;
• Noodgegevens;
• Gegevens zorgverzekering;

Uw persoonsgegevens worden door Stichting Kinderopvang Oudenbosch opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
• Loonbelastingverklaring en kopie ID 5 jaar
• Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, alsmede kopie diploma’s, arbeidsovereenkomsten, afspraken omtrent werkzaamheden, CV etc. Tot direct na beëindiging arbeidsovereenkomst.
• Uitzondering hierop is wanneer men met een ex-werknemer een arbeidsconflict heeft of een er een rechtszaak loopt, dan wordt alles bewaard zolang het nodig is.

 

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
 

Contactgegevens
Stichting Kinderopvang Oudenbosch
Strijmondlaan 4
4731 LT Oudenbosch
secretariaat@kinderopvangoudenbosch.nl